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プライバシーマーク更新申請方法(申請手続き)

プライバシーマーク更新申請の受付期間

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 プライバシーマークを引き続き使用するには更新手続きが必要です。更新の手続き(更新申請)は、プライバシーマークの有効期間満了の8ヶ月前の日から4ヶ月前の日までに、更新申請書類を提出する必要があります。尚、自社の有効期間を調べたいときは、JIPDECから交付されたお手元のプライバシーマーク登録証または、プライバシーマーク制度のページでも確認できます。

プライバシーマーク更新に要する費用

プライバシーマーク更新に係る費用は
業種、従業者数、資本金により変わります。
プライバシーマーク制度のこちらのページでご確認ください。
https://privacymark.jp/p-application/cost/index.html

プライバシーマーク更新申請書類の提出先

プライバシーマーク更新申請書類は、原則、前回審査を受けた審査機関に提出することになります。提出の当たっては、各審査機関によって申請書や添付書類が違う場合がありますので、各審査機関のルールに則って申請してください。尚、自社がどの審査機関で審査を受けたか確認する場合は、お手もとの登録証またはプライバシーマーク制度のページ内の付与事業者リストで確認することができます。

プライバシーマーク申請書類の概要

プライバシーマーク申請書類は、審査機関によって違いがありますが、おおよそ以下のようになります。(詳細は各審査機関で確認してください)

指定様式
【申請様式0更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請チェック表
【申請様式1更新】プライバシーマーク付与適格性審査申請書
【申請様式2更新】事業者概要
【申請様式3更新】個人情報を取扱う業務の概要
【申請様式4更新】すべての事業所の所在地及び業務内容
【申請様式5更新】個人情報保護体制
【申請様式6更新】個人情報保護マネジメントシステム文書の一覧
【申請様式7更新】JIS Q 15001との対応表
【申請様式8更新】教育実施サマリー(全ての従業者に実施した教育実施状況)
【申請様式9更新】内部監査実施サマリー(全ての部門に実施した監査実施状況)
【申請様式10更新】マネジメントレビュー(代表者による見直し)実施サマリー
【申請様式11更新】前回付与適格決定時から変更のあった事業の報告

添付資料
・最新の個人情報保護マネジメントシステム文書一式の写し
・個人情報を特定した台帳
・台帳に対応する、リスク分析結果
・登記事項証明書など

プライバシーマーク新審査基準(新JIS改訂)への対応について

新審査基準への移行について、JIPDECの発表によると、
2018年8月1日~2020年7月31日は移行期間中となり、この移行期間中に更新を迎える場合、新審査基準等への対応がまだでも、次回の更新審査までの宿題となり、それまでに対応しておけば良いことになっています。(もちろん対応したうえで審査を受けてもかまいません)

尚、移行準備期間としている 2018年1月22日~2018年7月31日に、すでに更新申請を行った事業者は、上記の移行期間中であっても次回の更新申請時は新審査基準の対応をしたうえで更新申請を行わなければならないので、注意が必要です。前回いつ申請したか、確認してみてください。

更新申請準備にご不安があれば・・・

 プライバシーマーク更新の申請書の作成、添付資料の準備など、ご心配があればお気軽に当社へご相談ください。

 はじめて担当される方はもちろんのこと、経験していても審査機関へ提出となると、これで大丈夫かなあ・・・と心配になるものです。
 申請書の下書き作成や、申請前の最終チェックなど、お手伝いさせて頂いております。
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株式会社コンプライアンス・マネジメント

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TEL:03-3563-4530
EMail:info@compliance.co.jp

プライバシーマーク

プライバシ-マークとは、個人情報保護についてルールを作り実際に運用した結果について外部審査機関の審査を受け、合格となった企業にのみ付与される商標のことです。

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