プライバシーマーク　個人情報保護　よくある質問

プライバシーマーク　個人情報保護　よくある質問　Q&A

コンプライアンス・マネジメントについて（当社について）

担当コンサルタントは社内の方ですか、外部の方ですか？
弊社のコンサルタントは、すべて自社の従業員です。当社はプライバシーマーク・個人情報保護支援の専門会社ですので、そればかりを行っているコンサルタントですので、余計な要素が入る心配がなく、とてもシンプルに必要なポイントを押さえる事ができます。
他社の例では、副業としてアルバイト的にコンサルタントをしているような経験の浅い方を複数登録して派遣しているような業者、別の認証制度や別にメイン業務があってプライバシーマークは副業という位置づけのような業者もあります。この場合は、使用する文書が古かったりなど文書類やコンサルティング内容の品質に問題があることもございますのでご注意ください。
コンサル実績はどのくらいありますか？
これまで多くの企業様への支援実績が有ります。すでに1000プロジェクトを超えました。いろいろな業種や大中小規模の実績があります。
また、他コンサルからの乗り換え実績も多いです。
そちらに伺って相談することも可能ですか？
基本はお伺いしてご説明などをしておりますが、ご予約いただければ、当社で相談をお聞きすることも可能です。

プライバシーマーク更新について

規定の改定作業や現在の運用の見直しについてのサポートだけをお願いすることもできますか？
現在の問題点をお聞きして、部分的にお手伝いをすることも可能です。どんなサポートが必要なのかお知らせいただければ、お見積もりいたします。規定のスリム化や実状に合った運用への見直しなど、相談は多いです。
更新期限が迫っていて心配な点が多いのですが対応可能ですか？
現在の状況を教えていただければ、どのようなご支援プランで対応が可能かご案内させていただきます。
前任者が辞めてしまって、ちゃんと引継ぎができなかったけど、大丈夫でしょうか？
これまでの資料が残っていれば、サポートすることは可能です。引継ぎがうまくいってなくてもご安心ください。
コンサルの手を借りずに自分たちで更新申請し審査を受けたが、指摘を多く出されて困っています。このような途中からの場合でも対応可能ですか？
このようなケースも多いため、ひとつずつ解決する改善方法をご提案しながら対応させていただきます。現在の状況を教えていただければ、どのような支援プランで対応が可能かご案内させていただきます。
前回までの別のコンサルから変更（乗り換え）は可能ですか？
別のコンサル会社で指導を受けたお客様が、弊社への変更も多数ございます。
お持ちの規程文書や運用面などの問題点を踏まえながら、安心して乗り換えが完了できるよう工夫してサポートいたしますので気にせずにご相談ください。

プライバシーマーク取得について

プライバシーマーク取得することが決まりましたが、何から相談すればいいでしょうか？
当社では、メールや電話でご相談をいつでもお受けしております。初めてのお客様はプライバシーマークがどんなものか細かくはわからないという方も多いので、プライバシーマークの概要～作業の流れ、どのくらいの期間がかかるのか、どんな作業を行うのか、費用はどれくらいかかるのかなどをご訪問して解説しています。ぜひご利用ください。あとはお客様の状況や希望をお聞きかせいただければ、お見積もりを作成することも可能です。
見積もりをしてもらうには、どんな情報が必要ですか？
お客様企業の基本情報の他に、希望する期間などをお聞きすることになります。
比較的規模の大きな企業でも扱っている個人情報が単純であったり、小さな会社でも種類や件数が多いケースもございますので、業種や規模、拠点数だけで判断できない場合も有りますので、通常はご訪問し状況をお聞きしてお見積もりさせて頂いております。
なるべく早く取得したいなど、相談に乗ってくれますか？
短期間で取得した過去の事例などもご説明しながら、お客様のご希望にあったスケジュールをご提案します。
プライバシーマークの取り組み・作業は今まで経験ないのですが、初心者でも最後まで私一人でもできますか？
作業内容や場面によって他の従業者の方のご協力が必要な場合もありますが、多くのお客様は1名の担当者や2から3名の事務局が中心となって進めています。ほとんどの方が初心者で、女性の方も多いです。お忙しい方でも無理なく作業できるよう、なるべく他の業務に影響が出ないようにこちらも工夫しながら進めます。
あまり費用はかけたくないのですが・・・それも相談に乗ってくれますか？
必ずしも高価なシステムなどを導入しなければならないというものではありませんから、こちらから機器などの購入を勧めるようなことは致しません。
業者によっては、最終的に関連会社などの商材を販売するための切り口として、コンサルティングをしているところもあるようですので、あまり意味のない高価なものを買うことになってしまったケースもあるようですので、ご注意ください。
プライバシーマーク取得後のサポートはどんなものがありますか。
プライバシーマーク取得後については、担当者向けのセミナー・勉強会の開催や、更新完了に向けたコンサルティングなどを行っております。更新の場合はお手伝いの範囲やスタートから申請までの期間など、お客様によってさまざまですので、状況や希望をお聞きして、最適なプランをご提案しております。
最近では２年間の契約で、プライバシーマークの運用や更新準備などの作業のサポートだけでなく、その期間に顧問のように相談対応も含めサポートするようなプランでの契約も増えています。
少人数の会社ですが、取得は可能ですか？
規模は関係なく対応させていただいております。
少人数の会社様でも無理なく取得できる方法の事例が多数ございますのでご安心ください。
短期間でプライバシーマークを取得することはできますか？
弊社のコンサルティングは効率良く進められるスタイルで支援しておりますので、短期間での取得事例も多くございます。目標を逆算して考え、実現可能な計画を立てて進めております。
お客様の目標とする期間をお知らせくだされば、対応可能かお答えいたします。
またベースとなるスケジュール案も作成いたしますのでお気軽にご相談ください。
プライバシーマーク専任の人員が必要ですか？
弊社はお客様の作業負担を軽減し、通常の業務と兼任でも十分取り組める内容です。
お一人の担当者での取り組みのケースも多く、プライバシーマークの作業だけを行うような専任がいなくても問題はございません。お客様の状況、担当者様の現状なども考慮し、無理の無い計画で進めてまいります。
どんな立場の方が担当となっていますか？
弊社の場合は女性のお客様で総務部などの管理系の部署の方が多いですが、営業などの現場に携わる男性の方も多く、代表者自ら作業の中心となっているケースも多数ございます。
社内の多くの人が関わる必要はありますか？
プライバシーマークの取得に向けた取り組み自体は一部の方でも構いません。
運用面では各部門の方に協力を得ることもございますが、直接の関係者以外の負担は少なくなるように配慮することは可能です。
コンサルタントは何をしてくれるのでしょうか？
お客様がスムーズに取り組めるよう様々な形で右腕となり、サポート・バックアップいたします。
プライバシーマーク取得支援の場合は、文書・資料の提供や各ステップの解説・質問対応・アドバイス、書類作成、作業がスムーズに行えるようサポートし、自信を持って審査に臨みながら合格達成へと導きます。
打ち合わせ日の希望は聞いてくれますか？
弊社は決まった曜日や時間ではなく、その都度、お客様のご希望に合わせて日程を調整いたします。
作業の進捗に合わせたり、お忙しさなども考慮いたします。月末月初は忙しいなど、避けたい時間帯や曜日などがあれば遠慮なくご相談ください。また長時間の打ち合わせは予定が立てづらく、集中力を欠き効率も悪いので、弊社はなるべく1回あたり短時間で効率よく済むよう工夫しております。通常１時間から１時間半くらいですむように進めています。
コンサルタントはどんな人が来るの？
長くお付き合いとなるコンサルタントですからお客様の状況や希望をお聞きし規模や業種などを踏まえ、弊社コンサルタントの中から一番適任とした者を選定し、担当させていただいております。スタート後でも必要に応じて変更も可能ですので、何かありましたら遠慮なくご相談ください。
なかなか従業員全員を集めることが出来ないのですが、教育は大丈夫ですか？
教育は全従業員が対象ですが、必ずしも一度にやる必要はございません。手法についてはさまざまですので、お客様の状況に合わせて無理のない方法をご提案いたします。
プライバシーマークを取得するにはどのくらいの期間が標準ですか？
一般的には5ヶ月から8ヶ月程度で計画されるケースが多数ございます。
弊社では比較的進みが早ければスピードを上げたり通常の業務が忙しくなってしまった場合は少しゆっくりめにするなど、お客様と相談しながらスピード調整しておりますので、忙しい担当者様でも無理なく進めることが出来ます。
現地審査には立ち会ってくれますか？
プライバシーマーク制度のルール上、部外者が審査に立ち会うことはできません。
もし発覚すれば取得・更新が出来なくなってしまいますので、お願いされても弊社は立ち会うことはできません。コンサルタントが同席しなくても安心して審査対応出来るようにしっかり指導いたします。
コンサルティング料の支払いは一括ですか？
通常は、契約月の翌月末一括払いですが、分割も可能でお支払い回数はご相談に応じております。
コンサルティング費用はどれくらいかかりますか？
弊社では、お客様のご希望をお聞きしてお見積もりをしております。
お客様の状況を踏まえ、最適なプラン（コース）でご提案いたしております。
契約後に追加料金はかかりますか？
追加料金は通常発生いたしません。
プライバシーマークだけでなく、他のISOなどの認証制度もやったことがない初心者でも大丈夫ですか？
弊社のお客様のほとんどがプライバシーマークを知ったばかりという方ですので、ご安心ください。
審査をパスするには、いろいろとセキュリティ設備などコストがかかるのですか？
弊社は、なるべく費用をかけないルール作りをご提案しております。
弊社ではセキュリティ関連商品の販売などを行っておりませんので、商品やサービスを押し付けるようなこともなくお客様に無駄なコストをおかけしません。
担当となるコンサルタントは最後まで同じですか？
弊社の従業員がコンサルタントですので、取得までだけではなく取得後も同じコンサルタントが対応いたします。
プライバシーマーク(Ｐマーク)取得の取り組みは、どんな人員・メンバーが必要ですか？
プライバシーマークの取り組み作業は企業の規模や拠点数などにもよりますが、1名～少人数のチームでも十分取得までの作業は出来ます。但し1名中心で行なっている場合は、その担当者の退職などによってさまざま問題が起こってしまうケースがございます。
プライバシーマークは2年ごとの更新で長く続くものですので、中心となる方が1名よりは複数の方で分担された方が担当者変更の際のトラブル回避に繋がります。また、中心となる方が社内の個人情報の流れなどについて詳しいと作業もスムーズになるでしょう。さらにチーム内に決済のある方や、各部門とのコミュニケーションが取りやすい立場の方がいるとかなりスムーズになります。

個人情報保護対策について（対策支援・研修など）

従業員への教育研修をお願いする場合、こちらの業務内容に合わせて内容を調整してくれますか？
弊社はお客様の個人情報の取り扱い状況を踏まえ研修内容を調整し、具体的で効果のある教育研修になるようにご提案しております。業種などに合わせて事例を差し替えたりすることも可能です。
また、事前に個人情報についての不安や疑問などアンケートにお答えいただき、回答結果を踏まえた内容に調整して実施したケースもございます。
すでに個人情報保護に関する規程があるので、その内容に合わせて調整してくれますか？
規程やマニュアルがすでにあるお客様では、「これについては弊社マニュアルの―番に書いております」というような解説をしながら進めてまいります。講師となるものがお客様企業の一員のように「弊社のルールでは・・・」という視点で進めてほしいというケースも多数。
社員が忙しく集めるのが大変なので、1時間程度の短い時間にまとめてもらうことはできますか？
研修内容の中でしっかりと説明が必要な重要ポイントと、さらっと触れるだけでいいというようなところを分け、時間配分を決めて実施することが可能ですので、短時間での対応も可能です。
プライバシーマークを取らないまでも、自社の個人情報保護体制づくりのアドバイスを受けたいのですが、時間があまりないので、法令などをクリアする必要最小限の範囲の中で進められますか？
個人情報保護法をまずは遵守できているかなどをチェックし、具体的にどこまでのルール作りをするかはお客様と相談しながら進めることが出来ます。すでにルール作りがされている場合は、その内容で問題ないか？ルール作りがされていない場合は、現状の把握から、文書の整備や従業員への教育までトータル的にサポートする場合もあります。
個人情報の漏えい事故が起きてしまいました、その対応方法についてアドバイスしてもらえますか？
事故が起きてしまった場合に、どのような対応が必要かなどのサポートもしております。また同じことが起きないように、今後の予防策等についてのアドバイスなども可能です。