プライバシーマーク担当者様。会社の状況にあった教育になっていますか？

プライバシーマークの取り組みでは従業者への教育の実施が求められています。

　プライバシーマークの取り組みでは、少なくとも１年に１回、個人情報の適切な取り扱いなどを認識させるために、従業者への教育の実施が求められています。
　その際、教育した内容について理解度を確認するためにテストやアンケートを実施するのが一般的です。

プライバシーマークの教育で必須のテーマについて

プライバシーマークの教育のテーマとして、以下の項目を認識さえることが求められています。
・個人情報保護方針の周知
・個人情報保護マネジメントシステムに適合することの重要性及び利点
・個人情報保護マネジメントシステムに適合するための役割及び責任
・個人情報保護マネジメントシステムに違反した際に予想される結果
したがって、これに沿って教材を準備して、教育を実施するのですが、プライバシーマークを取得し更新を長く続けていると、マンネリ化したり、内容が会社の状況にあっていないこともあるようです。

プライバシーマークの教材はどのように準備すればいいのか？

　プライバシーマークについてコンサル会社を利用していれば、そのサービスの中でテスト問題などの提供が受けられる場合が多いと思います。
　ただ、その中身について必須のテーマは含まれているとしても、本当に会社のためになるような内容なのか？は考えなければなりません。
　決められた運用をこなすために、あまり従業者の理解度アップに貢献するものではないが、いちおう形だけ教育は実施したという感じになってしまっているケースが多いのではないでしょうか。

　当社では、基礎的な内容を踏まえたテキストやテスト問題の提供だけでなく、お客様の状況に合わせて、希望があれば従業者に周知したい内容や注意喚起したい内容などを含めたものにカスタマイズしてご用意することもしています。
　たとえば、社内で個人情報の事故につながりそうなケースがあったことを踏まえ、それに関するルールの再確認やもし事故が起きてしまった場合にどんな問題が起きてしまうのかなどを理解してもらうような内容にしぼってみたりするなど、特に従業者に伝えたい内容にすると、さらに良い教育の効果があると思います。
　もちろん一般的な個人情報の知識を深めることも大事ですが、本来は会社に合ったというか、従業者に特に認識してもらいたいとか気を付けてもらいたい内容になっていると、良い教育の場になると思います。

プライバシーマークの教材は自分で作れるか？

　テキストやテスト問題は自分で作成することも出来ると思います。ただしプライバシーマークの必須のテーマを踏まえたものであることが必要です。
　
　プライバシーマーク制度のページに「お役立ちツール」としてプライバシーマークの教材の参考になるような動画や資料が公開されていますので、それらを利用することも良いと思いますし、またそれを基にアレンジしたり追加したりして作成しても良いと思います。https://privacymark.jp/system/reference/index.html#tools

　テキストやテスト問題をワードやエクセルを使用して作成して、各従業者にデータで渡したり、紙にプリントして渡したりして、実施するのが多いと思いますが、最近ではクラウド上やGoogle フォームなどを利用して、オンライン上でテキストを閲覧したり、テストを受けられるようにしているケースも増えました。少し知識があれば無料で簡単に準備やテスト問題が作成できるので、特にテレワーク者が多いケースでは利用も増えているようです。