わかりやすい・質問しやすい　プライバシーマークコンサル会社　(株)コンプライアンス・マネジメント

個人情報取扱事業者は個人情報の取扱いについてその従業者に対し必要かつ適切な監督を行なわなければならないとされています。これについてはＶＯＬ．１８（従業者の監督）のところですでにお話しました。具体的にはメールの送受信履歴やＷＥＢページの閲覧履歴、ビデオカメラを設置しての録画、作業場所の入口での手荷物確認など各事業者様々な方法で監視を行っていますが、これらを総括して一般的にモニタリングとよんでいます。

モニタリングは方法を間違えるとトラブルになることもあります。従業者のプライバシーを侵害したとして訴訟に発展した例も少なくありません。ではどんな点に注意してモニタリングを行うべきでしょうか。

個人情報保護法の経済産業分野ガイドラインでは次の４点に注意して行うべし、とされています。
 

１．モニタリングの目的を事前に従業者に明示する。
２．モニタリングの実施責任者を定める。
３．モニタリング実施に際してはその旨を社内規程に盛り込む。
４．モニタリングが適切に行われているかをチェックする。
 

確かにモニタリングの実施は会社が一方的に行うのではなく、従業者に実施の目的を伝え社内規程にその旨を盛り込むことで「社内ルールとして行う」という姿勢が大切です。また私物の持ち込みをどこまでチェックするかは悩ましい問題です。スマートフォンの機能が向上していますので作業場所によっては持ち込み禁止という事業所も増えてきました。
モニタリングは行う必要がなければそれに越したことはありません。しかし行うのであれば会社を無用なトラブルから守るためにも最低限「事前の目的明示と規定化」は必須かと思います。